Agility en outsourcing: een tegenstelling?

Het lijkt een tegenstelling. Activiteiten worden uitbesteed, contracten worden uitonderhandeld, waarbij prijs een belangrijke factor is, de leverancier regelt zo snel mogelijk een standaarddienstverlening is en is maximaal gebaat bij een statische dienstenportfolio.  De organisatie die uitbesteedt heeft vereist flexibiliteit. De business moet zich continu aanpassen aan de veranderende omstandigheden in de markt. Die markt vraagt continu nieuwe en veranderende producten en diensten. Of bijvoorbeeld de ontwikkeling van andere distributiekanalen.  Maar ook wet- en regelgeving (bijv. compliance in de financiële sector) dicteert een bijna continue aanpassing van de businessprocessen. Daarmee verandert ook de vraag aan de supplier van de uitbestede diensten die diezelfde flexibilteit moet kunnen bieden aan haar klanten. Sterker nog, de organisatie vraagt de supplier mee te denken in de veranderende businessprocessen, waarmee verlangd wordt dat de leverancier ook kennis heeft van de processen van de klant.

Daarmee belanden we op het niveau van de informatie- en enterprise-architectuur van de klanten van dienstverlenende organisaties. Of het nu gaat over vernieuwing, over reorganisaties, of transformatie van de IT-architectuur, er wordt een beroep gedaan op de kennis en flexibiliteit van de dienstleverancier, een beroep op flexibiliteit in de dienstencatalogus en het contract. Kennis van de businessprocessen van de klant is daarbij essentieel, enerzijds om de klant te kunnen adviseren in de noodzakelijke aanpassingen, maar anderzijds ook om de risico’s van het sourcingcontract te kunnen inschatten.

Veel dienstverleners onderkennen dit en brengen meer businessproceskennis in. Maar hoe geef je dat nu vorm in werkbare instrumenten en hoe maak je dat inzichtelijk aan de (potentiële) klant. Hoe maak je echt concreet en hoe kun je daar als insourcer toegevoegde waarde mee bieden in je sourcingrelatie?

Pasklare antwoorden zijn er niet. Novay zet  wel stappen in de goede richting. Onder de naam Agile Business Value heeft Novay een aantal instrumenten ontwikkeld om de wendbaarheid van organisaties, processen en IT in kaart te brengen en te bevorderen. Relevant in deze context zijn de volgende gereedschappen:

• Een capability model waarmee je kunt vaststellen wat de sterktes en zwaktes van een  organisatie op het gebied van wendbaarheid, architectuur en portfoliomanagement zijn.
• Een 'agility scan’ om vast te stellen op welke gebieden de businessbehoeften aan wendbaarheid liggen, gezien vanuit de strategie van een organisatie en de ontwikkelingen in haar omgeving, en een analyse van de barrières die overwonnen moeten worden om die wendbaarheid te bereiken.
• Een verzameling best practices voor het maken en toepassen van wendbare architecturen, en een instrument om  in specifieke situaties relevante werkwijzen en ontwerppatronen te selecteren.
• Instrumenten voor de analyse van project- en applicatieportfolio’s, om goede investeringsbeslissingen te nemen en te zorgen voor een goede balans tussen 'going concern’ en innovatie.
• Technieken voor het 'stress-testen’ van businessmodellen en 'roadmappen’: is een verdienmodel toekomstbestendig?

Deze instrumenten kunnen aangepast en uitgebreid worden tot een set tools meerwaarde bieden. In de basis zijn deze instrumenten gebouwd rondom de kennis van enterprise-architectuurmodellen.

Concrete voorbeelden?

1)      Bepalen in welke mate de dienstverlener zelf een 'agile’ dienstenarchitectuur heeft. Architectuur is hier niet alleen de systeemarchitectuur, maar gaat uiteraard ook over de businessarchitectuur (bijv. organisatie, bedrijfsprocessen) en de procesarchitectuur. Belangrijke factoren die bijdragen aan een agile architectuur zijn bijvoorbeeld:

1. Financiële ruimte en afspraken in het contract. Is dit periodiek aan te passen of moet het contract opengebroken worden bij noodzakelijke veranderingen?
2. Participeert de leverancier in de afstemming tussen business en de IT afdeling van de klant?
3. Worden er proactief afspraken gemaakt bij de klant over de ontwikkeling van de architectuur?
4. Biedt het portfolio en de overeenkomst ruimte voor bijv. life-cycle management of diensteninnovatie?        

2)      Het ontwikkelen van tools waarmee met klant gecommuniceerd kan worden over de noodzaak van het aanpassen en het aanpassen van de geleverde diensten. Hierbij kan gedacht worden aan:

1.  Een portfoliomodel waarbij de impact van de wijzigingen in de projectportfolio op de outsourcingrelatie gewaardeerd kan worden.
2. Het vertalen van bijv. architectuurprincipes (feitelijk afgeleide businessprincipes) in principes die ten grondslag liggen aan de outsourcingrelatie.
3. Het introduceren van een roadmappingtool, specifiek voor de diensten die in het outsourcingcontract zijn gedefinieerd.
4. Lifecycle instrumenten en adaptive sourcing instrumentarium

Dynamiek in sourcingrelaties is een gegeven. Dienstenleveranciers moeten zich daarop aanpassen. Het portfolio van Novay kan hierbij invulling geven aan de besturing van deze dynamische krachten. Communicatie en instrumenten helpen hierbij deze dialoog met de klant te voeren en derhalve in te spelen op de agile ontwikkelingen van organisaties in hun omgeving.